14/11/2012 - 17:00
A primeira mensagem eletrônica da história foi transmitida em 1969. Foi enviada pelo pesquisador Leonard Kleinrock, da Universidade da Califórnia em Los Angeles (UCLA), para Douglas Engelbart, do Instituto de Pesquisa de Stanford. Para tanto, usaram a rede Arpanet, que fazia parte da Arpa, a agência de pesquisas avançadas do governo dos EUA, precursora da internet como a conhecemos. Ao dar esse pequeno passo para a tecnologia, os pesquisadores não podiam imaginar o gigantesco salto da humanidade. Hoje, há 2,2 bilhões de usuários de e-mail no mundo, que trocam diariamente quase 145 bilhões de mensagens. A invenção facilitou contatos e troca de informações, mas também virou uma fonte de estresse. Afinal, quem consegue dar conta de responder ou arquivar de maneira organizada todas as mensagens que recebe?
A boa notícia é que algumas ferramentas prometem ajudar a controlar o caos das caixas de entrada. Uma delas, a "The E-mail Game", transforma a atividade de ler, responder e arquivar em um jogo, estimulando o usuário a não deixar essas tarefas para depois (leia quadro). Desenvolvido pela empresa Baydin Boomerang, o aplicativo gira ao redor do conceito de "inbox zero", teoria desenvolvida pelo especialista em produtividade Merlin Mann segundo a qual todos os e-mails na caixa de entrada requerem uma ação imediata. De acordo com essa ideia, as mensagens devem ser arquivadas logo depois de respondidas.
O consultor Christian Barbosa, também especializado em produtividade, afirma que não é preciso ser tão radical, mas concorda que é necessário se esforçar para manter a correspondência eletrônica organizada. Segundo ele, que é formado em computação e já escreveu vários livros sobre organização, esses são os principais erros cometidos por quem troca mensagens eletrônicas cotidianamente: ficar com a tela do e-mail aberta o tempo todo; escrever textos mal redigidos e sem explicar direito que tipo de ação deseja do interlocutor; copiar mais pessoas do que o necessário, o que pode gerar uma enxurrada de respostas e desencontros; manter a caixa de entrada sempre lotada e não tornar suas intenções claras – é preciso lembrar que, por escrito, é mais difícil transparecer se você está falando sério ou fazendo uma piada.
Para combater esses hábitos, a estratégia é estabelecer horários fixos para leitura e envio de e-mails, organizar pastas de um jeito que faça sentido, aprender a usar os filtros anti-spam e outras ferramentas disponíveis nos serviços de e-mail, como o agendamento de reuniões, e terminar o expediente com a caixa de entrada mais ou menos "limpa". "Ela não é arquivo, o ideal é não deixar que ela ultrapasse uma página", diz Barbosa. Tomando esses cuidados, você não vai mais demorar horas para encontrar aquele e-mail importantíssimo que foi soterrado por centenas de mensagens inúteis. E, se tiver estresse, será por outras razões.
